(29-1-4)「市長への手紙」の回答期限を延期する場合は、その旨通知してもらいたい

平成29年9月22日 苦情申立受理

　「市長への手紙」の回答期限を延期する場合は、その旨通知してもらいたい。

　8月15日付けで「市長への手紙」を出したが、受信確認メールには「回答に3週間程度かかる」と書いてあったので、3週間経った9月5日に広聴相談課に電話をして担当課に催促してもらったが、いまだに回答がきていない。
　「市長への手紙事務取扱要領（以下「取扱要領」という。）」で4 回答の(4)には「回答は原則20日以内に行うこととする。ただし、次の各号に該当するものは、その旨を通知することに努め、回答期限を延長することができる。」と書いてあるが、通知が来ないのに理由なく待たされるのは大変迷惑である。

福祉部地域包括ケア推進課（以下「所管課」という。）

平成29年10月19日 決定

　所管課の対応に非があるとは認められない。

　申立人は、受信確認メールに「回答に3週間程度かかる」とあり、また、取扱要領に「回答は原則20日以内に行うこととする」とあることから、その期間内に回答がもらえるものと期待していたが、上記期間内に回答がなされなかったことが認められる。
　所管課から資料を提出してもらい確認したところ、以下の事実が確認できた。
　平成29年8月15日に申立人からの「市長への手紙」をメールで受信した広聴相談課は、同日、所管課に対応を依頼した。
　所管課では、地域包括支援センター区役所担当者会議で、各区役所の担当職員に『暫定（予防）ケアプランを「自己作成扱い」とする場合の取り扱いについて』の通知内容を説明し、その意見を聴取した後に、各地域包括支援センター、各居宅介護支援事業所及び各区役所健康福祉課に通知し周知した上で、その内容を申立人に回答したものであり、上記の諸手続きを経たために20日以内の回答ができなかったということである。所管課が無為に放置していたというものではない。
　申立人からの「市長への手紙」は8月15日に受信され、その翌日から回答日である9月8日まで24日間かかったわけであり、当初回答にかかる期間として示された「3週間（21日）程度」を若干超過したことは認められる。
　取扱要領は、職員の内部規律を定めたものであり、市民の権利関係を規定したものではない。
　回答は20日以内に行うことを原則としているが、時間を要する場合などに延長することができるとされ、その旨の通知については「努める」にとどめられ、義務とはされておらず、申立人に対して延長の通知がなかったことをもって非があるとはいえない。
　本件では、当初回答期限を「3週間程度」と連絡しており、3週間（21日）を3日経過したにすぎず、3週間程度といえないこともない。

　以上から、調査結果のとおり判断した。

　なお、回答期限については、本件では申立人に対して「3週間程度」と連絡しているのに対して、取扱要領では20日と定められており、取扱要領が市民に対するものではないとはいえ、取扱要領と異なる期限を示すことは望ましくなく、統一的に運用すべきであろう。
　また、回答期限を延長する場合に、その旨の「通知」が義務ではないものの、回答を待たされる心情は理解できるので、期限延長となる場合にはできる限り「通知」するように運用してもらいたい。